Vi.Vi.Fir: vidimazione virtuale. Cosa è cambiato?

Dall’8 Marzo 2021 è entrato in vigore un sistema virtuale di vidimazione del formulario dei rifiuti che prende il nome di Vivifir. La parola Vivifir non è altro che un acronimo che sta a significare Vidimazione Virtuale Formulario dei rifiuti.

Questo sistema introdotto ormai da più di due anni, e consente, come suggerisce la denominazione stessa, di vidimare digitalmente il formulario dei rifiuti, seguendo la procedura guidata che permette a imprese ed enti di avvalersi di un servizio reso disponibile on line dalle Camere di Commercio, previa registrazione e senza alcun costo.

Una cosa importante da specificare, riguarda il fatto che la procedura digitale non sostituisce la vidimazione cartacea che rimane un’opzione attiva.
Non si tratta, infatti, di una digitalizzazione totale dato che è prevista ancora la stampa cartacea del formulario, tuttavia oggi la legislazione in materia consente anche di adoperare dei gestionali che si interfacciano coi servizi applicativi.
Il sistema informativo gestionale si autentica con le credenziali tecniche e richiede l’emissione dell’identificativo univoco da riprodurre, attraverso il proprio gestionale, sul formulario.

Ma quali sono esattamente i passaggi da seguire? Vediamolo insieme.

Come funziona Vi.Vi.Fir

Vi.Vi.Fir è un servizio erogato dalle Camere di Commercio come avviene per la vidimazione cartacea dei formulari. Come anticipavamo all’inizio, non si tratta di una smaterializzazione totale dei documenti, ma solo della procedura di vidimazione.
La Norma che introduce la vidimazione virtuale è una revisione dell’articolo 193 del D.lgs. 152/2006 introdotta dal D.lgs. 116/2020, che disciplina i formulari di identificazione dei rifiuti. La nuova norma stabilisce che:
“In alternativa alle modalità di vidimazione di cui al comma 3, il formulario di identificazione del rifiuto può essere prodotto in formato esemplare da stamparsi e compilarsi in duplice copia conforme al decreto del Ministro dell’ambiente 1° aprile 1998, n. 145, identificato da un numero univoco ottenuto tramite apposita applicazione raggiungibile attraverso i portali istituzionali delle Camere di Commercio”.

Cosa serve per vidimare il formulario rifiuti

Per quanto riguarda gli enti e le imprese che utilizzano gestionali informatici per contabilizzare i rifiuti, è stata prevista la possibilità di ricorrere alla vidimazione virtuale disciplinata dal comma 5 dell’articolo 193, il quale recita infatti che:
“La medesima applicazione rende disponibile a coloro che utilizzano propri sistemi gestionali per la compilazione dei formulari, un accesso dedicato al servizio anche in modalità telematica al fine di consentire l’apposizione del codice univoco su ciascun formulario.”
Il formulario deve però essere compilato dal produttore del rifiuto, che è colui che ottiene il codice di vidimazione.

Inoltre, il Registro di Carico e Scarico non può essere vidimato virtualmente. Fino all’entrata in vigore del nuovo Decreto sulla tracciabilità, continueranno a valere le prescrizioni del DM n.148/98 e quindi le disposizioni relative alla numerazione e vidimazione.

Vivifir obbligatorio ed entrata in vigore

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti è il documento di accompagnamento per il trasporto di rifiuti che deve essere necessariamente emesso per:

• Ogni tipologia di rifiuto trasportata.
• Ogni produttore/detentore del rifiuto trasportato.
• Ciascuna operazione di recupero o smaltimento a cui i rifiuti sono destinati.
• Se un rifiuto è destinato a diverse operazioni di recupero, devono essere emessi tanti formulari quante sono le destinazioni del rifiuto. Non possono inoltre essere effettuati stoccaggi intermedi dei rifiuti trasportati, utilizzando lo stesso Formulario.

Ma come funziona nello specifico?

Per accedere al portale vivifir.ecocamere.it bisogna disporre dell’identità digitale dell’ente o dell’impresa per conto della quale si sta richiedendo la vidimazione.
L’accesso può essere effettuato da un rappresentante o da un delegato e può avvenire esclusivamente con CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e non è prevista la possibilità di accesso con altro tipo di credenziali.

Nella prima registratore viene richiesto l’inserimento del codice fiscale dell’azienda rappresentata. A questo punto il portale verificherà, tramite interconnessione con il Registro Imprese, che la persona abbia titolo a rappresentare l’impresa. Quindi verranno recuperati i dati anagrafici dell’impresa e l’utente potrà proseguire utilizzando Vivifir.

L’utente così accreditato al sistema potrà successivamente delegare un soggetto terzo ad operare per proprio conto nel portale Vivifir oppure richiedere le credenziali tecniche che consentiranno al software gestionale utilizzato l’autenticazione tramite applicativo.

Nel caso di un ente non iscritto al Registro Imprese il soggetto al momento della registrazione indicherà il codice fiscale dell’amministrazione per conto della quale opera e, qualora fosse necessario, di un codice univoco dell’ufficio. Vivifir invia una richiesta di conferma della delega all’indirizzo istituzionale presente nell’Indice della Pubblica Amministrazione. Se avviene conferma, l’utente potrà cominciare ad utilizzare il servizio.

La novità introdotta dal Vivifir è la possibilità di produrre autonomamente un formulario da poter poi compilare a schermo oppure a mano.
Il nuovo servizio on-line, che affianca la vidimazione cartacea, accantona la necessità di doversi recare fisicamente allo sportello della Camera di Commercio competente per la vidimazione dei formulari prestampati su carta chimica in quattro copie e numerati dalle tipografie autorizzate.

Con Vivifir i formulari sono prodotti in formato PDF/A, uno standard internazionale previsto dalla norma ISO:19005. Questo formato garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con software diversi.

Il file del formulario è firmato digitalmente e ciò garantisce al destinatario l’autenticità del documento. Inoltre una volta firmato con una ID digitale viene bloccato per impedirne la modifica.

Un’ulteriore novità del sistema Vivifir riguarda il numero di copie del documento che devono essere prodotte. Il formulario deve essere prodotto in due copie. L’utente potrà stamparne una sola e fotocopiarla dopo la compilazione barrando la casella in fondo al documento e indicando così se si tratta della prima o della seconda copia.

La prima copia rimane al produttore del rifiuto e la seconda deve accompagnare il rifiuto fino a destinazione. Per garantire una corretta tracciabilità è previsto che il trasportatore trattenga una fotocopia del formulario compilato. A tutti gli altri soggetti coinvolti è indicato di ricevere ciascuno una fotocopia del formulario.
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